Durante este artículo, vamos a explicar el licenciamiento SAP y las diferentes herramientas estándar disponibles para ayudar a las organizaciones a gestionar esta área de manera efectiva.
Tipos de Licencia en S4HANA
Hubo un cambio con respecto a las Licencias SAP® en la aplicación S4HANA. Anteriormente, en el ERP ECC las Licencias SAP® disponibles eran las siguientes:
- SAP® Developer
- SAP® Bus. Suite Professional
- SAP® Bus. Suite Limited Prof
- SAP® Employee
Sin embargo, con la aplicación S4HANA las licencias SAP® que están disponibles son:
- S/4 HANA Developer access
- S/4HANA Enterprise Management for Professional use
- S/4HANA Enterprise Management for Functional use.
- S/4HANA Enterprise Management for Productivity Use.
Este tipo de licenciamiento SAP están relacionadas principalmente con el acceso que el Usuario SAP® está teniendo dentro del Sistema SAP® S4 HANA. Las directrices se describen por SAP® en este link.
La diferencia entre cada una de las Licencias S4HANA son:
- La licencia de usuario “Productivity” tiene acceso a:
- Cadena de Suministro
- Gestión de Activos
- Fabricación
- Recursos Humanos
- Aprovisionamiento y Compras
- Gestión de Viajes y Gastos
- Derechos de uso de visualización
- Derechos de uso de aprobación
- La licencia de usuario “Functional” tiene acceso a:
- Cadena de suministro (ampliada)
- Fabricación (ampliada)
- Gestión de activos (ampliada)
- Tecnología
- I+D
- Servicio
- Ventas
- Recursos Humanos
- Aprovisionamiento y compras (ampliado)
- Gestión de viajes y gastos (ampliada)
- Derechos de uso de visualización (ampliados)
- Derechos de uso de aprobación (ampliados)
- La licencia de usuario “Professional” está disponible para los usuarios que ejecutan actividades no incluidas en la lista anterior.
- La licencia de usuario “Developer” está disponible para los usuarios autorizados a acceder a las herramientas de desarrollo.
En base a lo expuesto en el documento anterior, es importante entender que el licenciamiento SAP puede variar dependiendo del acceso que el Usuario SAP® tenga asignado. Por lo tanto, es esencial, para tener la mayor eficiencia cuando se habla de Licencias SAP®, tener un Modelo de Accesos que pueda segregar las actividades que fueron incluidas en el Documento de Tipos de Licencias S/4 HANA. Partiendo de esta premisa, al ejecutar un proyecto de Diseño de Roles, no sólo se beneficiará de una reducción de la Segregación de Funciones y del Riesgo de Acciones Críticas, sino también de una reducción de los costes de Licencias.
Por ejemplo, si se están mezclando Transacciones pertenecientes a la Cadena de Suministro y al Área de Ventas dentro del mismo rol, no podrá identificar qué Usuarios SAP® requerirán la Licencia de S/4HANA “Productivity” o la Licencia de S/4HANA “Functional”.
En relación a esto, existen artículos anteriores sobre Diseño de Roles y Caso de éxito relacionado que pueden ayudarte en esta tarea.
Por otro lado, es importante compartir algunas buenas prácticas que ayudarán a la eficiencia en relación a las Licencias SAP®:
- Los Usuarios Bloqueados SAP® siguen contando para el Licenciamiento SAP®, por lo que si usted está diseñando una Política de “Dormant Users”, es crítico definir que un usuario “Dormant” necesita ser expirado dentro del Sistema SAP®. Si usted quiere realizar el bloqueo dentro del sistema, está correcto, pero la acción más importante es expirar el Usuario SAP®.
- Los Usuarios SAP® sin Licencia asignada contarán como Licencia Profesional, aunque no tengan ningún rol asignado.
- La Transacción SUIM le ayudará a entender cuántos Usuarios SAP® no se han logueado aún en el sistema. Esta es la prioridad uno cuando se trata de ser eficiente en Licenciamiento SAP®.
Automatización en Licencias de Usuario SAP®
SAP® provee algunas herramientas dentro del sistema para la automatización del Licenciamiento SAP®:
- Transacción USMM
- Transacción SLAW
La USMM se ejecutará específicamente en un sistema SAP y SLAW se ejecutará dentro del sistema de “Solution Manager”, con el fin de recopilar toda la información del resto de los sistemas SAP®.
Transacción USMM
Esta transacción realizará una automatización para la asignación de la Licencia de Usuario SAP®:
- Se puede asignar una Licencia de Usuario SAP® en base a los Roles SAP®.
- Se puede asignar una Licencia SAP® basada en los objetos de autorización que tiene un Usuario SAP®.
- Puedes asignar una Licencia SAP® de acuerdo al Grupo de Usuarios.
- Se puede asignar una Licencia SAP® basada en los objetos de autorización que tiene un Usuario SAP®.
Estas reglas serán aplicables cuando se ejecute la medición del usuario a través de la Transacción USMM2:
Al revisar la medición encontrará cada uno de los ID de usuario con la Licencia de Usuario SAP® correspondiente. Es importante realizar una revisión antes de enviar la información directamente a SAP®. Por favor, recuerde revisar todas las Cuentas SAP® que no fueron registradas dentro del sistema para asegurarse que esas cuentas estén expiradas, ya que el bloqueo no es suficiente para excluirla de la Medición de Licencia. Por otro lado, si hay una cuenta dentro del sistema que no está clasificada, la medición de usuarios la clasificará como “Default”. Por lo tanto, se le asignará el Tipo de Licencia más costoso (Licencia de uso Profesional).
Este enlace proveerá información acerca de las prioridades de las asignaciones de Licencia. Esto es realmente importante ya que algunas operaciones anularán las reglas que fueron configuradas a través de la Transacción USMM.
USMM también tiene una funcionalidad para extraer información de licencias de usuario SAP® en el formato SLAW. Es importante señalar que USMM trabajará individualmente, pero la Transacción SLAW realizará la agregación cuando se tengan diferentes aplicaciones SAP®
Transacción SLAW
Esta Transacción permite agregar toda la información relacionada con la Licencia de Usuario SAP® desde otras aplicaciones SAP®. Por lo tanto, si su organización tiene 2 Aplicaciones ECC diferentes u otra Aplicación SAP, puede realizar una medición global para entender la imagen global de las Licencias de Usuario SAP® que está utilizando. Además, para lanzar esta Medición Global es necesario configurar previamente la Transacción USMM en cada uno de los sistemas plug-in para recoger toda la información. La transacción SLAW puede agregar la información utilizando las conexiones RFC con el sistema plug-in o puede cargar el fichero USMM individualmente. La siguiente imagen muestra la agregación de diferentes aplicaciones SAP® utilizando la Transacción SLAW:
Puntos Clave
A modo de resumen, a continuación encontrará los siete puntos clave en relación con las licencias SAP®:
- Entender la diferencia entre cada uno de los Tipos de Licencia SAP® (Access based) y el coste de cada uno de ellos.
- Entienda que la actividad clave para la política de usuarios inactivos es expirar el ID de usuario SAP® y no solo bloquear la cuenta SAP®.
- Asegúrese que su organización tiene un Modelo de Roles que segrega el acceso basado en funciones, para clasificar correctamente las Licencias SAP®.
- Utilice la Transacción USMM, ya que la asignación de Licencias SAP® a un usuario SAP® puede ser automatizada en base a una Regla (Roles, Objetos de Autorización, Atributos de Usuario, …).
- Tenga cuidado con los Usuarios a los que se les ha asignado una Licencia por Defecto ya que contará como la más cara (Licencia Profesional).
- Ejecute la Transacción USMM2 periódicamente para conocer la situación actual de sus costes de Licencias SAP® y revise la asignación de los tipo de licencia Profesionales para asegurarse de que todo está correcto.
- La transacción SLAW puede ayudarle cuando tiene diferentes aplicaciones SAP® en su Landscape.