En este artículo se expone la metodología de gestión de proyectos empleada en Inprosec y se condensan algunas buenas prácticas y conceptos claves del método de gestión de proyectos PRINCE2.
Introducción
En Inprosec seguimos una metodología de gestión de proyectos basada en PRINCE2, que garantiza la gestión de las causas más habituales de fracaso en los proyectos y, por ende, el éxito de los mismos.
Se realizó una adaptación de PRINCE2 para disponer de una metodología interna de gestión de proyectos adecuada a las características de nuestros proyectos. Para ello, se ajustaron los 26 documentos obligatorios de PRINCE2 en 8 documentos simplificados.
Desde 2010 hemos gestionado más de 500 proyectos de cliente final empleando nuestra metodología interna basada en PRINCE2.
Esto ha contribuido también a obtener valoraciones muy positivas por parte de nuestros clientes, obteniendo un 9 de nota media en 2021, ya que solicitamos una valoración del cliente al finalizar cada proyecto. También hemos obtenido en los últimos tres años más de 20 cartas de buena ejecución firmadas por cliente en proyectos de más de 200 horas de ejecución.
Por otra parte, gracias a esta metodología interna, tenemos registradas más de 1.000 lecciones aprendidas de proyectos previos. Con las cuales hemos elaborado un listado de las 15 lecciones aprendidas más frecuentes para cada uno de nuestros servicios principales y que revisamos antes de dar comienzo a un nuevo proyecto.
Metodología de Gestión de Proyectos
PRINCE2 es un método de gestión de proyectos de dominio público y ha emergido en todo el mundo como el método más ampliamente aceptado para la gestión de proyectos.
Sus principales características son:
- Es un método que incorpora buenas prácticas.
- Aplica a cualquier proyecto y está estandarizado.
- Define responsabilidades del proyecto.
- Se enfoca en productos.
- Se basa en la gestión por excepción.
- Asegura que los interesados estén representados.
Un Proyecto es una organización temporal creada con el propósito de entregar uno o más productos comerciales según unos criterios acordados. Todos los proyectos están relacionados con un cambio, son temporales (tienen un principio y un fin), son interfuncionales (participan interesados de distintas áreas de la organización), son únicos y se caracterizan por la incertidumbre.
Por consiguiente, la gestión de proyectos conlleva la planificación, delegación, seguimiento y control de todos los aspectos del proyecto y la motivación de quienes participan, para lograr los objetivos del proyecto dentro de los objetivos marcados en cuanto a duración, coste, calidad, alcance, beneficios y riesgos.
PRINCE2 aborda la gestión de proyectos con cuatro elementos integrados: los Principios, las Temáticas, los Procesos y la adaptación.
Principios
Los principios son un conjunto de buenas prácticas que deben cumplirse en la gestión de cualquier proyecto según PRINCE2:
- Justificación comercial continua: debe existir un motivo justificable para iniciar y mantener un proyecto en todo momento.
- Aprender de la experiencia: tener en cuenta lecciones aprendidas de proyectos previos.
- Roles y responsabilidades definidos: todo proyecto debe tener una Junta de Proyecto que estará formada por:
Los patrocinadores comerciales (fijan los objetivos y aseguran una buena calidad-precio).
Los usuarios (representan a quienes utilizarán los productos, asegurando el beneficio esperado).
Los proveedores (proporcionan los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto).
- Gestión por fases: un proyecto se planifica, se supervisa y se controla por fases, proporcionando puntos de control a la dirección.
- Gestión por excepción: se establecen tolerancias para las variables a controlar (tiempo, coste, calidad, alcance, riesgo y beneficio), involucrando al nivel superior de gestión únicamente cuando se excedan dichas tolerancias.
- Enfoque en los productos: el proyecto se centra en el cumplimiento de las exigencias de calidad de los productos, siendo para ello necesaria una detallada definición de dichos criterios al inicio del proyecto.
- Adaptación para corresponder al entorno del proyecto: la metodología de PRINCE2 puede adaptarse a cualquier tipo de proyecto y sus características particulares.
Temáticas
Las temáticas describen aspectos de la gestión del proyecto que deben abordase de manera continua:
- Caso de Negocio (Business Case): se documenta la justificación comercial, la cual es la razón del proyecto, estableciendo mecanismos para apoyar la toma de decisiones en su inversión de forma continua.
- Organización: todo proyecto debe tener una estructura organizativa definida para unir todas las partes bajo las metas comunes.
- Calidad: se definen los productos requeridos para el proyecto, sus criterios, métodos y responsabilidades de calidad de los participantes.
- Planes: se definen los medios para entregar los productos (dónde, cómo, quién, estimación de cuándo y cuánto).
- Riesgo: identificar, evaluar y gestionar la incertidumbre para mejorar las posibilidades de éxito del proyecto.
- Cambio: identificar, evaluar y controlar cualquier cambio potencial o aprobado que afecte a la base del proyecto.
- Progreso: mantener mecanismos para hacer seguimiento y comparar los logros reales con los planificados, proporcionar un pronóstico de los objetivos del proyecto y su viabilidad continua, así como controlar cualquier desviación fuera de las tolerancias.
Procesos
Los procesos describen la progresión del ciclo de vida de un proyecto:
- Puesta en marcha: realizar lo mínimo para poder decidir si el proyecto es o no viable.
- Dirección de un proyecto: la Junta del Proyecto toma decisiones clave y ejerce control general, delegando en el Gestor del Proyecto la gestión diaria del proyecto.
- Inicio de un proyecto: se establecen bases sólidas para el proyecto, permitiendo comprender el trabajo que será necesario realizar para entregar los productos del proyecto antes de comprometerse a un gasto considerable.
- Control de una fase: se asigna el trabajo, se realiza seguimiento, se gestionan problemas y riesgos, se informa a la Junta de Proyecto del progreso y se realizan rectificaciones para garantizar que la fase se mantenga dentro de las tolerancias establecidas.
- Gestión de la entrega de productos: se establecen requisitos para la aceptación, ejecución y entrega del trabajo del proyecto.
- Gestión de los límites de fase: se garantiza que la Junta de Proyecto reciba la información suficiente para supervisar el proyecto y pueda tomar decisiones.
- Cierre de un proyecto: se proporciona un punto fijo para confirmar la aceptación del producto del proyecto y verificar que se han alcanzado los objetivos establecidos.
Puntos Clave
Al inicio de un proyecto es fundamental tener claridad y detalle suficiente de las variables a controlar. Estos serían principalmente la Calidad (mediante los criterios que deberán cumplir los productos), el Tiempo (mediante los plazos), el Alcance (con la definición detallada de lo que está o no incluido en el proyecto) y los Costes (con el presupuesto).
Es indispensable identificar los interlocutores y partes interesadas para garantizar el éxito del proyecto. Asimismo, recopilar lecciones aprendidas de proyectos previos que puedan ser aplicables al proyecto actual es clave. Todo ello, con el propósito de repetir iniciativas exitosas y evitar reincidir en desaciertos previos.
Una vez el proyecto se está desarrollando, es preciso llevar a cabo un control continuo y realizar una gestión adecuada de las variables establecidas al comienzo. A su vez, el cliente debe tener la visibilidad necesaria a cerca del estado y progreso del proyecto, para poder tomar decisiones si fuese preciso.
Sin duda, otra parte imprescindible será la gestión de riesgos y problemas. La identificación, anticipación y gestión oportuna de estos será esencial para la consecución de los objetivos del proyecto, y traduciéndose en un beneficio para la compañía (sea económico o no).
Cambios PRINCE2 6th Edition
Debido a la evolución en la práctica de la gestión de proyectos en los últimos años, en 2020 han actualizado PRINCE2 con el objetivo de facilitar todavía más la adaptación del método a diferentes proyectos.
Esta actualización hace hincapié en los principios, reestructura las temáticas para una mejor adaptación, define la relación entre los principios y las temáticas y proporciona algunas recomendaciones de cara a la personalización de los proyectos con esta nueva versión.